Oplossing / Administratie
Van goedgekeurd werk naar een factuurvoorstel.
Als prestaties al zijn vastgelegd, hoeft de administratie ze niet opnieuw bij elkaar te typen. Murset maakt een controleerbare route van goedgekeurde gegevens naar een factuurvoorstel in uw facturatiesysteem.
Voor bedrijven die terugkerend uren, materiaal of afgeronde opdrachten handmatig verzamelen en vertalen naar factuurregels.
Factuurconcept
- 01Geleverd werk
- 02Factuurconcept
- 03Verzending
Wanneer relevant
Herkenbare signalen in de organisatie
- Afgerond werk blijft liggen omdat factuurgegevens verspreid staan.
- Medewerkers nemen dezelfde uren en materialen opnieuw over.
- Het is lastig te zien welke prestatie al is gefactureerd.
Illustratief voorbeeld · geen klantcase
Drie werkbonnen voor dezelfde klant
Een serviceorganisatie wil drie afgeronde bezoeken op één factuur opnemen. Bij één werkbon ontbreekt nog akkoord op extra materiaal.
- 01
Vrijgegeven bonnen selecteren
De verwerking verzamelt de goedgekeurde prestaties op basis van de afgesproken facturatieperiode.
- 02
Afwijking zichtbaar houden
De nog niet goedgekeurde materiaalregel wordt niet ongemerkt meegenomen. De administratie ziet waarom deze wacht.
- 03
Voorstel controleren
De medewerker vergelijkt klant, periode en bronregels voordat de factuur definitief wordt verwerkt.
De administratie begint bij een herleidbaar voorstel en ziet welk werk nog niet door kan.
Werkwijze
Van procesvraag naar beheerde oplossing
- 01
De factureerbare bron vastleggen
We bepalen welke prestatie mag doorstromen, wie die vrijgeeft en welke klant- en opdrachtreferenties nodig zijn. Een planning is geen bewijs van uitgevoerd werk.
- 02
Regels en veldvertaling afspreken
Uw administratief verantwoordelijke bepaalt de relevante tarieven, groepering en inrichting. We vertalen de afgesproken gegevens naar de mogelijkheden van het doelpakket.
- 03
Een toetsbaar voorstel maken
Het voorstel houdt een relatie met de bronregels. Ontbrekende tarieven, klantgegevens of referenties krijgen een melding voordat het voorstel verdergaat.
- 04
Verwerken en corrigeren testen
We toetsen herhaalde overdracht, afwijzingen en wijzigingen na vrijgave. Nummering, definitief maken en verzending blijven gekoppeld aan de afgesproken route in het facturatiepakket.
Van gesprek naar uitvoering
Wat spreken we af om op te leveren?
Onderstaande onderdelen vormen het vertrekpunt. De precieze omvang en acceptatiecriteria leggen we per opdracht vast; dit zijn geen vaste pakketten.
- Selectie van bronregels
- Een afgebakende route van goedgekeurde prestaties naar verwerking.
- Herleidbare voorstellen
- Factuurgegevens met controle op ontbrekende informatie en verwijzingen naar het uitgevoerde werk.
- Status en correctieroute
- Inzicht in aangeboden, afgewezen en verwerkte gegevens met afspraken voor herstel.
Voor een eerste gesprek
Wat helpt om uw vraag scherp te krijgen?
U hoeft nog geen technisch plan te maken. Deze drie punten helpen ons om gericht door te vragen.
- Bron van prestaties
- Waar worden afgeronde opdrachten, uren en materiaal vrijgegeven?
- Facturatieafspraken
- Wanneer factureert u, welke regels groepeert u en wie beoordeelt afwijkingen?
- Doelpakket
- Welke facturatiesoftware gebruikt u en welke import- of koppelmogelijkheden zijn beschikbaar?
Nog niet alles bekend? Begin gerust met wat u wél weet. Vertrouwelijke gegevens bespreken we via een passend kanaal, niet in een publieke upload.
Bedrijfswaarde
Wat deze oplossing kan opleveren
De werkelijke waarde hangt af van volume, uitgangssituatie, datakwaliteit en gebruik. Daarom spreken we vooraf af wat meetbaar moet verbeteren.
- Minder opnieuw invoeren van vastgelegde prestaties.
- Beter zicht op werk dat nog op facturatie wacht.
- Duidelijkere aansluiting tussen werkbon, urenregel en factuurvoorstel.
Eerlijk afwegen
Grenzen en aandachtspunten
Als uw pakket goedgekeurde opdrachten al betrouwbaar omzet naar facturen, kan een betere bronregistratie of gerichte koppeling voldoende zijn.
Tarieven en administratieve instellingen moeten door uw verantwoordelijke worden vastgesteld.
De licentie en mogelijkheden van het doelpakket begrenzen de automatisering.
Definitief verwerkte facturen vragen de daarvoor bedoelde correctieroute.
Veelgestelde vragen
Antwoorden vóór een eerste gesprek
Worden facturen meteen verzonden?
Alleen wanneer dat expliciet onderdeel is van de afgesproken werkwijze. Een eerste stap kan uitsluitend het klaarzetten van voorstellen voor beoordeling zijn.
Is dit ook voor inkomende facturen?
Nee, deze toepassing gaat over uitgaande facturen op basis van uw eigen prestaties. Het ontvangen en controleren van leveranciersfacturen is een afzonderlijke stroom.
Hoe herkennen we werk dat al verwerkt is?
Bronregels behouden een vaste referentie en krijgen een verwerkingsstatus. We toetsen ook wat er gebeurt als een antwoord van het facturatiepakket uitblijft.
Wat bepaalt de bouwomvang?
De variatie in prestaties, tariefafspraken, bundeling en correcties, plus de mogelijkheden van uw facturatiepakket. We beginnen met één herkenbaar factuurtype.